STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN PENGUJIAN KENDARAAN BERMOTOR

1.    TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memberikan pedoman proses pelayanan pengujian kendaraan bermotor sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sehingga menjamin pelayanan pengujian kendaraan bermotor yang lancar, tepat, akurat dan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dalam upaya peningkatan pelayanan kepada masyarakat.
 
2.        RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi :
  • Pengujian Kendaraan bermotor (uji berkala dan uji yang pertama)
  • Numpang uji ( numpang uji masuk dan numpang Uji keluar )
  • Mutasi ( mutasi masuk dan mutasi keluar )
  • Rubah bentuk/perubahan spesifikasi kendaraan
  • Laporan rusak
  • Penghapusan kendaraan bermotor
 
3.        DEFINISI
  1. Daerah adalah Kota Pekalongan;
  2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Pekalongan;
  3. Standar Operasional Prosedur adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai komitmen atau janji dari penyelenggara pelayanan kepada masyarakat untuk memberikan pelayanan yang berkualitas;
  4. Seksi Pengujian kendaraan bermotor adalah salah satu seksi pada Dinas Perhubungan yang berkonsentrasi terhadap pemeriksaan/pengujian kendaraan bermotor.
  5. Tanda Uji berkala adalah tanda bukti lulus uji berkala berbentuk buku yang berisi data dan legitimasi hasil pengujian setiap kendaraan bermotor, kereta gandengan, kereta tempelan atau kendaraan khusus
  6. Uji berkala adalah pengujian kendaraan bermotor yang dilakukan secara berkala terhadap kendaraan bermotor, kereta gandengan, kereta tempelan dan kendaraan khusus
  7. Numpang uji adalah pelaksanaan pengujian kendaraan diluar wilayah domisili
  8. Mutasi uji adalah perpindahan lokasi pelaksanaan pengujian berkala dari satu wilayah unit penyelenggara pelaksanaan uji tertentu ke wilayah unit penyelenggara pelaksanaan uji lainnya sebagai akibat dari perpindahan domisili pemilik kendaraan wajib uji berkala;
  9. Rubah bentuk/perubahan spesifikasi kendaraan adalah perubahan  mengenai dimensi kendaraan dan jumlah/posisi tempat duduk untuk mobil penumpang umum;
  10. Laporan rusak adalah laporan kendaraan wajib uji yang tidak melaksanakan uji karena kendaraan tersebut rusak/dalam perbaikan;
  11. Biaya pelayanan publik adalah segala biaya (dengan nama atau sebutan apapun) sebagai imbal jasa atas pemberian pelayanan publik, yang besaran dan tata cara pembayarannya ditetapkan oleh pejabat yang berwenag sesuai ketentuan peraturan perundang - undangan.
 
4.        PERSYARATAN
Persyaratan  yang  harus  dilengkapi   untuk  melaksanakan  prosedur  pengujian kendaraan bermotor antara lain :
A.   Pengujian Kendaraan Bermotor Berkala (Pertama dan Lanjutan)
  1. Untuk pengujian kendaran bermotor UJI BERKALA PERTAMA :
    1. Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor ( STNK ) asli beserta fotocopy;
    2. Kartu Tanda Penduduk (KTP) pemilik kendaraan bermotor asli dan fotocopy;
    3. Sertifikat Registrasi Uji Tipe ( SRUT) asli;
    4. Surat Keterangan pesetujuan izin usaha/izin operasi (untuk angkutan penumpang umum);
    5. Surat Tera tangki (untuk mobil berbentuk tangki);
    6. Surat Tera argometer (untuk mobil penumpang jenis tangki);
 
  1. Untuk pengujian kendaraan bermotor BERKALA/LANJUTAN harus dilampiri :
    1. Buku Uji Asli beserta fotocopy;
    2. Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor ( STNK ) asli dan fotocopy;
    3. Kartu Tanda Penduduk ( KTP ) pemilik kendaraan bermotor asli dan fotocopy;
    4. Kartu Pengawasan (KPS) untuk angkutan penumpang umum;
    5. Surat Tera tangki (untuk mobil berbentuk tangki);
    6. Surat Tera argometer (untuk mobil penumpang jenis tangki)
    7. Surat kuasa dengan materai cukup jika pengurusan oleh bukan pemilik;
    8. Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian untuk Kendaraan Yang Kehilangan Buku Uji / STNK;
    9. Surat Keterangan Tidak Lulus Uji Bagi Kendaraan Yang dinyatakan Tidak Lulus Uji.
 
  1. Pengujian Kendaraan Bermotor Numpang Uji (Masuk dan Keluar) :
    1. Untuk pengujian kendaraan bermotor NUMPANG UJI MASUK harus dilampiri :
      1. Persyaratan Uji Berkala/Lanjutan;
      2. Surat Ijin/Rekomendasi Numpang Uji dari daerah asal/domisili kendaraan tersebut;
    2. Untuk pengujian kendaraan bermotor NUMPANG UJI KELUAR (kecuali mobil bus umum, mobil penumpang umum, taksi dan penggantian Buku Uji) harus dilampiri :
      1. Kartu Tanda Penduduk ( KTP ) pemilik kendaraan bermotor asli dan fotocopy;
      2. Fotocopy Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dan Buku Uji yang masih berlaku.
 
  1. Pengujian Kendaraan Bermotor Mutasi Uji (Masuk dan Keluar) :
    1. Untuk pengujian kendaraan bermotor MUTASI UJI MASUK harus dilampiri :
      1. Persyaratan Uji Berkala/Lanjutan;
      2. Surat Keterangan mutasi uji kendaraan bermotor dan Kartu Induk Pengujian.
    2. Untuk pengujian kendaraan bermotor MUTASI UJI KELUAR  harus dilampiri :
      1. Kartu Tanda Penduduk ( KTP ) pemilik kendaraan bermotor asli dan fotocopy;
      2. Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) asli dan fotocopy;
      3. Buku Uji asli dan fotocopy;
      4. Surat Keterangan Fiskal antar daerah;
      5. Membayar tunggakan retribusi pada masa uji yang lalu.
 
  1. Rubah Bentuk Kendaraan Bermotor harus dilampiri :
    1. Persyaratan Uji Berkala Lanjutan;
    2. Sertifikat registrasi uji tipe dan atau Surat keterangan rubah bentuk.
 
  1. Untuk Mendapatkan Laporan Rusak  harus dilampiri :
    1. Foto Copy Buku Uji dan Asli;
    2. Foto Copy Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dan Asli;
    3. Gesekan Nomor Rangka, Nomor Mesin dan Nomor Uji;
    4. Surat Keterangan Rusak dari Bengkel;
    5. Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian untuk Kendaraan Yang Kehilangan Buku Uji / STNK.
 
  1. Untuk Penghapusan (Scraping) kendaraan bermotor harus dilampiri :
    1. Foto Copy Buku Uji dan Asli Bagi Kendaraan Bermotor Wajib Uji;
    2. Surat Persetujuan Penghapusan Bagi Kendaraan Milik Instansi / Badan / Lembaga Pemerintah;
    3. Surat Permohonan untuk penilaian kondisi teknis kendaraan dari instansi pemohon;
    4. Foto Copy STNK dan BPKB kendaraan dimaksud;
    5. Foto Kendaraan dimaksud.
    6. Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian Untuk Kendaraan Yang Kehilangan Buku Uji / STNK / Kendaraan.
 
  1. PROSEDUR PELAKSANAAN
    1. Administrasi pengujian kendaraan bermotor untuk uji berkala, uji berkala pertama, numpang uji masuk, mutasi uji masuk dan perubahan bentuk kendaraan.
      1. Pemohon/pemilik kendaraan menyerahkan map berkas permohonan pengujian berkala kendaraan di loket serta melengkapi persyaratan- persyaratan yang dilampirkan (dapat dilihat di lampiran point 4. Persyaratan-persyaratan yang dilampirkan pemohon berdasar jenis pelayanan);
      2. Petugas loket melakukan Pengecekan terhadap kelengkapan persyaratan permohonan pengujian dan memberikan tanda (v) pada kolom yang tersedia di map berkas permohonan, apabila persyaratan tidak lengkap/salah, berkas pendaftaran dikembalikan ke pemohon supaya diperbaiki/dilengkapi ,kemudian petugas loket menetapkan tanggal pelaksanaan pengujian dan menetapkan surat ketetapan retribusi daerah;
      3. Setelah petugas loket menentukan tanggal uji kendaraan dan SKRD, petugas loket membukukan data pendaftaran ke dalam Buku Kendali Pendaftaran Uji;
      4. Petugas loket menyerahkan buku uji ke ruang kartu dan selanjutnya petugas kartu akan mencarikan kartu daftar pemeriksan yang sesuai untuk diisi oleh penguji; Petugas loket menyerahkan Surat Ketetapan Retribusi Daerah (SKRD) pembayaran retribusi uji kepada pemohon;
      5. Map berkas permohonan uji diserahkan kepada penguji oleh petugas;
      6. Penguji kendaraan bermotor melaksanakan pengujian kendaraan bermotor;
      7. Setelah pengujian kendaraan selesai dan kendaraan milik pemohon dinyatakan lulus uji, penguji membuat laporan dalam Buku Kendali Harian Penguji;
      8. Penguji mengisi dan menandatangani buku uji pemohon, kemudian dibuatkan tanda uji (dicatat pada buku kendali pengeluaran plat uji);
      9. Pemohon membayar retribusi uji sesuai dengan Surat Ketetapan Retribusi Daerah kepada petugas loket;
      10. Petugas Loket menyerahkan bukti lulus uji. (khusus kendaraan  numpang uji masuk, hasil pemeriksaan kendaraan bermotor dikirimkan ke daerah asal/domisili kendaraan tersebut);
      11. Apabila setelah pengujian kendaraan selesai dan kendaraan milik pemohon dinyatakan tidak lulus uji, penguji memberikan pernyataan tidak lulus secara tertulis melalui Surat PernyataanTidak Lulus Uji kepada pemohon. Surat Keterangan tersebut rangkap dua, dimana lembar 1 diberikan kepada pemohon dan lembar 2 diberikan kepada Kasi Pengujian sebagai arsip.
Formulir hasil pengujian berkala kendaraan (berikut map berkas permohonan) diserahkan ke loket untuk disimpan, sedangkan buku uji (asli) dan daftar pemeriksaan  disimpan di ruang kartu.
  1. Bila pemohon menolak/banding
Pemohon/pemilik kendaraan banding ke Kasi. Pengujian, apabila banding diterima dilakukan pengujian ulang satu kali (tanpa membayar biaya uji). Dalam pengujian ulang tersebut, Kasi. Pengujian menunjuk penguji lagi (penguji yang lain). Apabila hasil pengujian tetap tidak lulus maka kendaraan dikembalikan ke pemilik dan kendaraan harus diperbaiki. Selanjutnya jika pemilik tersebut ingin mengujikan kendaraannya lagi, harus mendaftar ulang.
  1. Bila pemohon menerima
Pemohon menerima keputusan tidak lulus uji, sehingga  pemohon berkewajiban untuk melakukan perbaikan-perbaikan dimaksud, sesuai dengan formulir Hasil Pengujian Berkala Kendaraan . Batas waktu perbaikan adalah 2 x 24 jam atau sesuai batas waktu yang diberikan oleh petugas. Pemohon yang kembali, sesuai dengan waktu yang ditetapkan (dalam 2 x 24 jam atau batas waktu yang ditentukan) untuk menguji kendaraannya lagi tidak akan dikenai denda. Pemohon dapat langsung ke loket dengan menunjukkan Surat  Pernyataan Tidak Lulus Uji . Petugas loket melakukan cross chek dengan petugas penguji, kemudian menyerahkan map berkas permohonan kepada penguji (penguji yang  mengeluarkan keputusan tidak lulus). Selanjutnya penguji cukup melakukan pengujian terhadap bagian-bagian yang tidak lulus uji sebelumnya. Pemohon yang kembali, melewati waktu yang ditetapkan (lebih dari 2 x 24 jam) untuk mengujikan kendaran akan di anggap sebagai pendaftar baru.
  1. Prosedur Kendaraan Numpang Uji Keluar
  1. Pemohon/pemilik kendaraan menyerahkan map berkas permohonan numpang uji kendaraan di loket serta melengkapi persyaratan- persyaratan yang dilampirkan (dapat dilihat di lampiran point 4. Persyaratan-persyaratan yang dilampirkan pemohon berdasar jenis pelayanan)
  2. Petugas loket melakukan Pengecekan terhadap kelengkapan persyaratan permohonan pengujian dan memberikan tanda (v) pada kolom yang tersedia di map berkas permohonan, apabila persyaratan tidak lengkap/salah, berkas pendaftaran dikembalikan ke pemohon supaya diperbaiki/dilengkapi
  3. Petugas loket membuatkan surat keterangan persetujuan numpang uji keluar dan membukukan data ke dalam Buku Kendali Numpang Uji Keluar.
  4. Kepala Dinas menandatangani persetujuan numpang uji keluar.
  5. Petugas loket menyerahkan persetujuan numpang uji keluar kepada pemohon.
 
  1. Prosedur Kendaraan Mutasi Uji Keluar
  1. Pemohon/pemilik kendaraan menyerahkan map berkas permohonan mutasi uji keluar di loket serta melengkapi persyaratan-persyaratan  yang dilampirkan (dapat dilihat di lampiran point 4. Persyaratan- persyaratan yang dilampirkan pemohon berdasar jenis pelayanan)
  2. Petugas loket melakukan Pengecekan terhadap kelengkapan persyaratan permohonan pengujian dan memberikan tanda (v) pada kolom yang tersedia di map berkas permohonan, apabila persyaratan tidak lengkap/salah, berkas pendaftaran dikembalikan ke pemohon supaya diperbaiki/dilengkapi
  3. Petugas loket menyerahkan buku uji ke ruang kartu dan selanjutnya petugas kartu akan mencarikan kartu daftar pemeriksan yang sesuai.
  4. Petugas loket menyerahkan Surat Ketetapan Retribusi Daerah (SKRD) pembayaran retribusi uji kepada pemohon (apabila ada retrubusi uji yang terutang)
  5. Petugas loket membuatkan surat keterangan persetujuan mutasi uji keluar dan membukukan data ke dalam Buku Kendali Mutasi Uji Keluar.
  6. Kepala Dinas menandatangani persetujuan mutasi uji keluar.
  7. Petugas loket menyerahkan persetujuan mutasi uji keluar dan lampiran pendukung kepada pemohon.
 
  1. Laporan Kendaraan Rusak
  1. Pemohon/pemilik kendaraan menyerahkan map berkas permohonan Laporan kendaraan rusak di loket serta melengkapi persyaratan- persyaratan yang dilampirkan (dapat dilihat di lampiran point 4. Persyaratan-persyaratan yang dilampirkan pemohon berdasar jenis pelayanan)
  2. Petugas loket melakukan Pengecekan terhadap kelengkapan persyaratan permohonan pengujian dan memberikan tanda (v) pada kolom yang tersedia di map berkas permohonan, apabila persyaratan tidak lengkap/salah, berkas pendaftaran dikembalikan ke pemohon supaya diperbaiki/dilengkapi
  3. Petugas loket membuatkan surat keterangan kendaraan rusak dan membukukan data ke dalam Buku Kendali Kendaraan Rusak.
  4. Kepala Dinas menandatangani surat keterangan kendaraan rusak.
  5. Petugas loket menyerahkan surat keterangan kendaraan rusak kepada pemohon.
 
  1. Prosedur Penghapusan Kendaraan Bermotor
 
  1. Pemohon/pemilik kendaran mengajukan permohonan penghapusan kendaraan kepada  Dinas Perhubungan (dapat dilihat di lampiran   point 4 Persyaratan – persyaratan yang dilampirkan pemohon berdasar jenis pelayanan);
  2. Kepala Dinas memerintahkan untuk membentuk tim penilai teknis kendaraan bermotor;
  3. Kendaraan bermotor yang akan dihapus dibawa ke balai pengujian kendaraan bermotor untuk ditaksir nilai teknis kendaraan oleh tim penilai teknis kendaraan bermotor;
  4. Tim penilai teknis membuat laporan pengujian kendaraan bermotor dan melaporkan pada Kepala Dinas untuk selanjutnya dibuatkan Laporan Penilaian Kondisi Teknis kendaraan;
  5. Hasil pengujian teknis dan penilaian kondisi teknis dikirimkan kepada pemohon/pemilik kendaraan;
 
4.      PIHAK – PIHAK YANG TERLIBAT
Pihak – pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah ;
  1. Pihak dalam :
    1. Kepala Dinas Perhubungan;
    2. Kepala Bidang Pengujian dan Angkutan;
    3. Kepala Seksi Pengujian;
    4. Penguji Kendaraan Bermotor;
    5. Staff administrasi pengujian kendaraan bermotor;
    6. Bendahara penerimaan pembantu dinas.
  2. Pihak luar ;
    1. Pemilik kendaraan bermotor wajib uji.
 
6.  FORMULIR DAN BLANKO
  1. Surat Ketetapan Retribusi Daerah (SKRD)(terlampir);
  2. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) (terlampir);
  3. Kwitansi Pembayaran (terlampir);
  4. Surat Teguran/Peringatan Penguian Kendaraan Bermotor (terlampir);
  5. Surat Keterangan Numpang Uji Keluar (terlampir);
  6. Surat Persetujuan Mutasi Keluar (terlampir);
  7. Surat Keterangan Tidak Lulus Uji (terlampir).